Music students from outside EU want to make music! And get paid for it!

14 november 2018 By Ewout van der Linden Reageer

A lot of students in dutch conservatories are not dutch, but they want to perform. Or teach, or have any other job to make a living. And get paid for it. But… are they allowed to do so? Because of our activities at dutch conservatories and other schools, we get questions about it. Here’s some insights in how it works.

We gathered the information from different sources, like IND (Immigratie en Naturalisatie Dienst), different websites from dutch government and our partner: payrolling company Tentoo. Some things may still be unclear or even missing. If so, or if you have something to add, let us know!

Before I start: sorry about the horrible abbreviations, but it’s unavoidable!

Are you from an EU country? Then worry about nothing, you can do everything a native dutch person can do. You can just get a job over here, and start a business.

From UK? Then it’s a different story. Sorry, but at them time of writing a lot is unclear. Let’s hope they figure something out in London and Brussels.

OK, but what if you’re not from an EU country ?!

First: you got to have a valid study permit for the Netherlands. If you have that, and you have some place to live, then you can get the so called BSN number. You get it from the town hall of the city where you live. But mostly you get it automatically with your study permit. This BSN number opens some doors…

1: You want to get a regular job?

Then your employer needs to get a permit to hire you, the so called TWV. If he’s got that, then you can work for maximum of 16 hours per week. Or full time in june, july or august.

Getting this TWV is not that easy, although it’s easier for a student then for a regular worker. Your employer must really need you, and must prove he/she not can not find someone who’s from an EU country. Here are the rules for it.

Next year studying and performing in The Netherlands

2: You want to start as an independent?
For example: doing concerts, teaching, and sending invoices for it?

That is surprisingly easy: with your BSN number (see above) you can get the sales tax number at the Chamber of Commerce of your city. This sales tax number is also known as BTW number, and you need it to make invoices. BTW is a tax you add to your invoice, your home country probably has the same system (VAT in UK of USA, IVA in Spain, TVA in France, MwSt in Germany etc).

The other thing is that your study must always be your main activity. And you have to satisfy the conditions of your study permit. No problem, it mostly means having a valid ID proof from your home country, not being a criminal or terrorist. And doing whatever they want to prevent the disease tubercolosis.

If you have that, you can write invoices including BTW! And make money! You are a real dutch entrepreneur!

Very cool, but there’s always a “but”. It also means: paying tax. Which is the BTW quarterly tax and income tax at the end of the year. If you have a dutch bookkeeper, that should be not a very big deal. But if you don’t: that can be tiresome.

3: Let an intermediate handle the paperwork

Or: payrolling. That means the intermediate (payrolling service, yes, just like Tentoo) sends invoices to your employer or client. Examples: the restaurant where you work, or the venue where you performed. This intermediate handles all taxes, all they need is a valid BSN number. They charge a bit for their services, but stops you from having the hassle with tax. And all these abbreviations!

4: Your study is over, but you want to stay here

That’s a completely different chapter. In short it’s this (for the non EU citizens):
Want to work in a regular job? Then still you need a TWV, or if for a longer time then a GVVA permit.
Want to extend your independent company? Then you have to make a business plan. The dutch immigration office (IND) will check it, with help of other institutions. If they think it’s a valuable addition to the dutch economy, you may get a licence to stay here. One of the main criteria: is your business innovative enough?

OK, that’s about it. As I mentioned above: let us know if you have things to add. We’re curious! As a reaction to this blog, or maybe just mail us: ewout@musicmotion.nl.

This text was written by Ewout van der Linden (Music Motion, Codarts, SAE Institute) with the help of Niels Hoorn (Tentoo) and of a nice but nameless person at IND and someone behind IND twitter.

Ewout from Music Motion teaches music entrepreneurship at music schools and conservatories. Classes about music business, income sources for music, administration, music rights, music marketing.
Music Motion also organizes knowledge and network events about these subjects. Check the activities for musicians at our general page: www.musicmotion.nl.

Muziekfreelancer en de Wet DBA: Hoe staat het ermee?

16 oktober 2018 By Ewout van der Linden Reageer

De Wet DBA. Modelovereenkomsten. En dan toch weer niet. Een nieuwe ‘zzp-wet’ die op komst is. Als freelancer in de muziek is het lang niet altijd duidelijk aan welke regels je je nu moet houden. Laat staan hoe je je kunt voorbereiden op de toekomst. In samenwerking met onze partner Tentoo hieronder de stand van zaken.

Het was altijd zo overzichtelijk. Tot 2 jaar geleden ontving je als zelfstandige eenmaal per jaar automatisch een VAR. Met deze Verklaring Arbeidsrelatie konden opdrachtgevers jou risicoloos inhuren. Jij kon lekker aan de slag en je opdrachtgever was gevrijwaard van het betalen van loonheffingen en sociale premies (de VAR bewees namelijk dat het om zelfstandigen- inhuur ging).

Schijnzelfstandigheid

De VAR verdween omdat hij schijnzelfstandigheid in de hand werkte. Bedrijven huurden freelancers in, maar de werkelijke situatie had meer weg van werken in loondienst. De Belastingdienst liep hierdoor miljoenen euro’s mis aan loonheffingen en sociale premies. De in mei 2016 ingevoerde Wet DBA moest deze problematiek oplossen.

Onuitvoerbare wet

Het idee van de Wet DBA leek zo mooi. Opdrachtgever en freelancer vullen voorafgaand aan hun samenwerking een modelovereenkomst in. Deze overeenkomst omschrijft de onderlinge arbeidsrelatie. Wordt de overeenkomst niet nageleefd? Dan kunnen boetes en naheffingen volgen. In de praktijk bleek het idee echter minder mooi.

Zowel bij freelancers als ‘inhuurders’ heerste onduidelijkheid. Wanneer word je gezien als freelancemuzikant en wanneer als werknemer? Wanneer krijg je een naheffing of boete en hoe is dat te voorkomen? Heldere antwoorden bleven uit. De overheid verruimde eerst de ‘wenperiode’ en stelde daarna meermaals de handhavingstermijn uit. De huidige status: tot 1 januari 2020 wordt de Wet DBA niet gehandhaafd. Heeft iedereen dan nu nog ruim een jaar vrij spel?

Controles aangescherpt

De handhavingsvrije periode is volgens de overheid absoluut geen vrijbrief voor schijnzelfstandigheid. De Belastingdienst treedt namelijk wél op tegen partijen die de modelovereenkomsten bewust verkeerd inzetten. Sinds 1 juli 2018 zijn de controles op ‘kwaadwillende’ organisaties aangescherpt.

De overheid adviseert bedrijven en freelancers zelfs om gewoon via modelovereenkomsten te blijven werken. Als je ze goed en oprecht inzet, loop je geen risico op vervelende verrassingen (lees: boetes en naheffingen) achteraf. Je vindt ze onder deze link van de belastingdienst (even naar beneden scrollen naar Kunst, Cultuur, Amusement, Media).

In de tussentijd werkt het kabinet hard aan een nieuwe ‘zzp-wet’ die in januari 2020 moet ingaan. Doel van de nieuwe wet: schijnzelfstandigheid voorkomen en opdrachtgever en échte ondernemers de zekerheid bieden dat géén sprake is van een dienstbetrekking. De beleidsbepalers denken hierbij onder meer aan een (online) opdrachtgeversverklaring die duidelijkheid geeft over de inhuur van zelfstandigen.

De duur en het tarief van de samenwerking moeten straks duidelijk maken of sprake is van een arbeidsovereenkomst of van zelfstandigen-inhuur. Is het een langdurige samenwerking met een laag tarief, dan gaat het om een dienstbetrekking. Een kortdurende klus met een hoog tarief is freelance-inhuur. De precieze invulling van dit model moet nog worden bepaald.

Las Vegas versus De Doelen

Dat lijkt voor optredens goed uit te pakken: dat betreft bijna altijd een zeer kortlopende dienstverlening. Alhoewel helaas vaak niet erg goed betaald, is het toch duidelijk geen schijn-dienstverband. Maar voor een lespraktijk bij een school, meedoen aan een musical productie of een paar maanden optreden voor één opdrachtgever kan het anders liggen.

Dus: niets aan de hand met je eenmalige concert in De Doelen, maar pas nu al op met dat contract bij een cruise-boot of je Las Vegas concertenreeks! Maar sowieso: check eind 2019 met welke regeling onze regering op de proppen komt.

Payrollen kan ook

Wie geen zin heeft in modelovereenkomsten en (kleine) risico’s, maar wél legaal wil werken, is payrollen een goede optie. Als je werkt via payroll hoef je je geen zorgen te maken om schijnzelfstandigheid. Ook niet om de toekomstige zzp-wet. Op papier ben je als payrollmuzikant in loondienst van het payrollbedrijf, waardoor je niet als zelfstandige wordt gezien. Hier staan geen verplichtingen tegenover. De werkduur en het tarief kun je volledig naar eigen wens bepalen. Die combinatie van zekerheid en vrijheid vinden veel muzikanten heel prettig. Tentoo, onze partner bij M-Bizz en leverancier van kennis op het gebied van arbeidrelaties in de muziek, biedt deze dienstverlening aan.

Geschreven door Niels Hoorn van Tentoo, oktober 2018.

Meer Optreden, Meer Opbrengsten: Verslag Music Pitch

11 juni 2018 By Ewout van der Linden Reageer

Trucs om meer betaald te krijgen voor optredens, daar zochten we naar tijdens deze editie van Music Pitch. Gelukkig, dankzij de aanwezige gasten uit de muziekbusiness vonden we die ook. Bijvoorbeeld hoe je meer kan loskrijgen bij een podium. Maar ook hoe je ervoor kan zorgen dat bezoekers meer betalen voor je concert. Allemaal netjes binnen de grenzen van de wet natuurlijk, maar ook weer niet te braaf. En we hadden het ook over de deals en natuurlijk… over de liefde.

Zoals altijd bij Music Pitch in de Tolhuistuin, ook deze editie weer enkele key players uit de muziekbusiness, 2 optredens en vooral ook een geanimeerde napraat-borrel. Wederom een flink volle bak, ook deze editie was enkele dagen voor showtime uitverkocht.

Music Pitch is een samenwerking tussen Entertainment Business, Gigstarter, Tolhuistuin, Eventbrite en Music Motion.

Het gaat goed!

Cijfers van koepelorganisaties zoals VNPF en VSCD bewijzen het: ook de live sector heeft de wind in de rug. Zelfs de betaling aan artiesten neemt toe. Aldus de cijfers. Maar wordt dat ook in de sector zo gevoeld? Manager Ronald de Bas van 8Ball Music trapte Music Pitch af. Ronald doet het management van onder meer Miss Montreal en Vinchenzo. “Festivals betalen het beste”, aldus Ronald. De reguliere podia en theaters betalen een stuk minder. Ronald noemde wat cijfers, en helaas, we gaan ze hier niet herhalen.

En boekers? “Ja die zijn erg nuttig, en die zijn hun 20% meer dan waard.”

De deal is liefde

Boekers Roel de Rooij (Radar Agency) en Rico Neeter (AT Bookings en Popronde) kennen elkaar goed; de één heeft de ander bij AT opgevolgd, die ander was ooit de boeker van die één, toen die één nog muzikant was. Het percentage dat een boeker meestal krijgt ligt volgens hun toch wat lager dan wat Ronald eerder zei, namelijk 15%. Maar nog opvallender: de deal tussen boeker en artiest wordt zelden in een contract gevat. Het is een mondelinge overeenkomst, op elk moment ook weer te beëindigen. Rico over Roel: “Hij was ooit mijn vriendin, er moet echt wederzijdse liefde zijn. En met mijn vriendin maak ik ook geen contract”. Roel: “Hoe meer de artiest doet, hoe meer de boeker doet, hoe meer de artiest weer doet. Je steekt elkaar aan.”

Erik de Kuyper van online boekingsbureau Gigstarter: “iedereen kan zich bij ons inschrijven, maar wij verdienen aan de artiesten die extra diensten afnemen, de zogeheten Gigstarter PRO artiesten.” Erik benadrukt: zorg dat je profiel goed in elkaar zit op Gigstarter. Goede live beelden zijn daarbij essentieel. En inderdaad: bedrijfsfeesten en tribute bands (vooral die combinatie) doen het erg goed.

De trucs

En hoe kan je nou zorgen dat jij voor je optreden meer betaald krijgt. Boekers moeten dat toch weten?! In het begin moesten we er een beetje naar vissen, maar de tips kwamen er dan toch.

1 Regionale exclusiviteit

Het podium hoopt natuurlijk al je fans binnen te krijgen. Dat lukt een stuk beter als je in een bepaalde regio niet heel vaak optreedt. Dus: als jouw optreden het enige is in een bepaalde regio, heeft het podium een zogeheten regionale exclusiviteit. Daar kan je wat meer voor vragen.

2 Reiskosten

Stel: de afspraak is dat je je reiskosten in rekening mag brengen. Dat je een OV abonnement hebt komt goed uit, want dan zijn er dus geen reiskosten. Fout! Breng de kosten in rekening over het aantal gemaakte kilometers, en kijk daarbij niet naar je persoonlijke omstandigheden. Dus: in rekening brengen.

3 Geluidsinstallatie en meer

Lever je extra diensten? Bv een geluidsinstallatie? Of ter plekke dat je het podium helpt met de techniek? Breng het in rekening. We hoorden in de pauze: “voor een optreden in een sjieke galerie nam ik een kleine installatie mee, daarvoor rekende ik €150 extra.” Ook hierbij: dat je die installatie reeds in je bezit hebt doet er niet toe.

4 Check andere artiesten

Kijk even welke artiesten eerder in deze venue optraden en vraag ze wat zij kregen. Natuurlijk: doe dit op een slimme manier en met discretie enzo, maar gebruik het wel in je onderhandeling.

5 Check de costing

Ofwel: de begroting van jouw optreden die de zaal maakt. Als je deelt in de recette wil het wel eens voorkomen dat een zaal allerlei kosten aftrekken van de inkomsten alvorens jouw deel te berekenen. Sommige van die kosten zijn onterecht: heb je echt €150 aan catering opgedronken met je bandleden? Heeft dat podium echt €200 aan promotie gemaakt?

De meningen waren er een beetje over verdeeld of je dit vooraf of achteraf moet doen. Ons lijkt beter: vooraf.

De autoharp en het café

In het publiek ook enkele best practices. Rekent u even mee…

Pitcher Annelies Jonkers zong en begeleidde zichzelf op haar autoharp. Zij treedt graag op straat op en dat levert ongeveer €50 per uur op. Ze treedt net zolang op als ze zin heeft, maar dat kan maximaal 5 uur worden. Tip voor straatoptredens: de hoed voor giften noem je natuurlijk de “2 euro hat”.

Bezoeker Erik Kruiselberg is zanger van het Nederlandstalige volkse lied. Hij treedt op in cafés (minimaal €200 per optreden) en op privé feesten. Die laatsten kunnen tot ong. €800 opleveren. En daarvan heeft hij er meerdere per maand.

Info over je bezoekers

Als je je eigen events organiseert, kan je ook je eigen ticketing doen. Dat heeft een enorm voordeel: je krijgt dan ook alle informatie die je bezoekers geven tijdens het kopen van een kaartje. En die informatie kan je weer gebruiken in je promotie. Als het podium de ticketing doet, dan blijft die informatie bij het podium.

Manager Ronald: “Maar ik denk dat partijen als MOJO echt wel afspreken met een venue dat ze die ticketdata willen hebben. Voor kleinere partijen wordt dat moeilijker, maar ik zou er zeker om vragen. Data is steeds belangrijker.” Wat mag je allemaal doen met de data van je bezoekers nu die nieuwe AVG wet er is? Check deze info.

Aanwezig ook Jasper Dijkstra van ticketbedrijf Eventbrite. “Heel simpel, als je de email adressen krijgt van je bezoekers kan je die nog eens mailen. Maar je weet bv ook waar je bezoekers vandaan komen, en die info kan je weer gebruiken bij je volgende optredens”, aldus Jasper.

De beste ticketprijs

Volgde een kort college van Jasper over value-based pricing. Hij legde uit hoe je met slimme prijsstelling bezoekers meer voor je concert kan laten betalen. Een paar voorbeelden: bied een premium ticket aan, en doe daar dan enkele extra’s bij. Bv vroegere entree. Je echte fans betalen het graag. En andere bezoekers vinden je normale prijs dan opeens een stuk redelijker als ze ‘m vergelijken met die premium prijs.

Er zit een hele psychologie achter prijsstelling: zo blijkt het dat als je 2 of 3 prijzen rekent die een heel klein beetje verschillen, mensen veel makkelijker kunnen kiezen en dus makkelijker een ticket kopen.

Onsympathiek? Niet onsympathieker dan gratis of te goedkoop van muziek genieten.

We plaatsen binnenkort in samenwerking met Eventbrite hier een blog over. Maar check alvast deze link voor nog meer tips.

Meer weten over betaling? Dus: wanneer stuur je een factuur, hoe zit het met de artiestenregeling, hoe je omgaat met cash betalingen? Check deze blog over 5 manieren om betaald te worden en deze blog over de artiestenregeling.

Liefde, muziek, drank, cd’s!

Natuurlijk hoort er live muziek bij Music Pitch. Annelies Jonkers zong en speelde haar reeds genoemde autoharp. En het nieuwe popduo Standaard bracht dé zomerhit van 2018: De zomer is van ons.

Aan het einde van deze editie dook de liefde weer even op. Boekers en managers benadrukten dat ze echt niet alleen kijken naar de fanbase van artiesten voor ze ermee in zee gaan. En sommige managers doen zelfs een soort opstartperiode met een artiest zonder een vergoeding. Kijken of het klikt, of er wederzijds iets moois ontstaat.

Met die mooie gedachten begon de borrel. Er werd nog lang nagepraat, en de nodige cd’s wisselden van eigenaar.

We nemen even een zomerstop, maar na de zomer is Music Motion terug met nieuwe edities M-Bizz en Music Pitch. We houden je daarvan op de hoogte! En trouwens, we zien je ook graag bij de Sunday Sounds middag op 12 augustus, die wij mede-programmeren. Gratis en voor niets, een paar showcases van artiesten. En natuurlijk gezellig even bijpraten!

Deze blog is geschreven door Ewout van der Linden, directeur van Music Motion. Foto’s door Sjorensley Regales en Maartje Brinkman.

Wat is nou eigenlijk de artiestenregeling?!

17 mei 2018 By Ewout van der Linden Reageer

Zodra je optredens geld opleveren wil de Belastingdienst hier natuurlijk van weten. Lastig, want als artiest val je eigenlijk een beetje tussen wal en schip. Je werkt niet in loondienst, maar aan de andere kant heb je er ook niet voor gekozen om zelfstandig ondernemer te worden. Hiervoor is iets bedacht: de artiestenregeling. Ook wel gageverklaring genoemd.

Wat is de artiestenregeling?

De artiestenregeling stelt: gaat een artiest of een groep artiesten een overeenkomst aan met een opdrachtgever voor één of enkele optredens en is er daarbij geen sprake van een normale arbeidsovereenkomst, dan dient de opdrachtgever (lees: kroegbaas, poppodiumeigenaar) loonheffing en premies in te houden op de betaalde gage en kostenvergoedingen. De opdrachtgever is dus altijd inhoudingsplichtig. Nou… bijna altijd. Als de betaling minder dan €163 bedraagt dan soms ook niet. En dat heeft te maken met de KVR, zie hieronder.

Er is sprake van een overeenkomst van korte duur als de overeenkomst voor een periode van maximaal 3 maanden is gesloten. Let op: Je moet de gageverklaring invullen vóórdat de opdrachtgever de gage uitbetaalt.

Kleinevergoedingsregeling (KVR)

Maar wat te doen met onkosten voor je optreden? Denk aan kapotte snaren of huur van apparatuur. Hiervoor is de “kleinevergoedingsregeling” (KVR) in het leven geroepen. Op grond van deze regeling kan een vast bedrag voor basiskosten van de bruto gage afgetrokken worden. Omdat aan artiesten vrijwel geen onbelaste kosten kunnen worden vergoed, kun je op deze manier een ‘voorschot’ nemen op de kosten die je bij de aangifte inkomstenbelasting declareert. Via deze regeling mag je maximaal € 163,- aan kosten per optreden opgeven. Daar wordt erg veel gebruik van gemaakt: de opdrachtgever betaalt, is niet inhoudingsplichtig, en de muzikant geeft de inkomsten later wel op bij zijn / haar inkomstenbelasting. Maar: volgens de regeling horen er dus wel kosten tegenover te staan.

Bij het invullen van de gageverklaring hoef je geen bonnen aan te leveren. Bewaar de bonnen wel goed! Want de Belastingdienst kan dit met terugwerkende kracht controleren. Dat doen ze niet vaak, maar het kan wel gebeuren.

Geldt dit ook voor optredens in privésfeer?

Nee. Hier is sprake van een uitzondering. Optredens in de privésfeer (waarbij de opdrachtgever geen belastingen afdraagt voor jou) vallen buiten het bereik van de artiestenregeling. Denk bijvoorbeeld aan een bruiloft of verjaardag van een kennis. Over deze inkomsten betaal je pas achteraf belasting via je aangifte inkomstenbelasting. Gewoon een factuur sturen dus!

Kostenvergoedingsbeschikking

Maak je meer kosten dan €163 per optreden? Dan kan je vooraf de Belastingdienst verzoeken deze kosten bij beschikking vast te stellen. Op het aanvraagformulier ‘kostenvergoedingsbeschikking’ dien je een begroting te maken van de inkomsten en kosten. Voorbeelden van kosten die opgenomen kunnen worden zijn kosten van muziekinstrumenten of eigen vervoer. Op basis van deze begroting stelt de Belastingdienst het gedeelte van de gage vast dat de opdrachtgever als kostenvergoeding mag aanmerken. Het bedrag van de kostenvergoedingsbeschikking komt dan in mindering op de bruto gage. Je onbelaste vergoeding wordt dan groter (en je betaalt dan dus minder belasting!).

Moet ik dit zelf doen?

Dit hoeft niet. Je kunt ook aan de opdrachtgever vragen voor jou een kostenvergoedingsbeschikking aan te vragen. De opdrachtgever dient dit wel binnen een maand ná het optreden te doen.

Meer weten?

Heb je vragen over de artiestenregeling? Onze kennispartner Tentoo weet alles over dit soort zaken. Je kunt Tentoo bereiken via freelancers@tentoo.nl, maar je kan ook gewoon bellen naar 020 – 238 69 36. Freelance experts Cas en Lars helpen je graag op weg.

Maandagavond 4 juni gaat Music Pitch over “Meer Optreden, Meer Opbrengsten”. Dus: hoe kan je meer verdienen aan je optredens, en hoe krijg je er meer. Toegang gratis, maar meld je wel vantevoren aan. Meer info onder deze link.

Deze blog is geschreven door Sophie Reitsma van Tentoo. Houd de Music Motion site in de gaten voor blogs, workshops en netwerkmeetings over de muziekbusiness.

Muziek-administratie sucks: tips voor muzikanten

4 december 2017 By Ewout van der Linden Reageer

Administratie sucks. Dat is nou eenmaal zo. Muzikanten hebben er niet de goede geest voor. We zijn bezig met inspiratie en gevoel. Het netjes ordenen en bijhouden van cijfertjes is niet onze hobby noch onze passie.

En hier is het slechte nieuws: het moet toch. Of je moet het uitbesteden. Maar tijd, geld en inspanning zijn inwisselbaar. En geld heeft de gemiddelde muzikant niet veel. Tijd misschien net wat meer. Dus komt het op inspanning aan.

Inigo Grimbergen van SimpleNotes , online-administratie-tool voor muzikanten, schreef enkele tips om je administratie te stroomlijnen en te zorgen dat het niet zo’n ongelooflijke stresserende berg wordt waar je niet meer overheen kan kijken. Met alle mogelijke nare gevolgen daarvan.

SimpleNotes is partner van de netwerkbijeenkomsten Music Pitch van Music Motion. Aan het woord is Inigo Grimbergen…

Bij onderstaande tips ga ik er van uit dat je een zelfstandige muzikant bent die facturen schrijft voor zijn optredens en al dan niet les geeft al dan niet in een eigen praktijk.

1) Discipline: just do it and do it regularly

Persoonlijk was ik gedreven door angst. De angst voor een naheffing of enorme aanslag die ik niet zou kunnen betalen. Het goede is wel dat ik mijn spullen nu op orde heb. Het maakt niet uit WAT je drijfveer is. Als je het maar doet en regelmatig doet zodat het werk niet oploopt.

Bouw een vast tijdstip in de (les)dag of in de week in te waarop je het gaat doen.

Dat is al heel wat. En maak daar dan geen uitzonderingen op. Het hoeft niet lang te zijn. Als je het maar doet en afrond. En beloon jezelf als dat lukt.

2) Koop een prikker of een ordner en een perforator

Je onkosten mag je aftrekken. Dus als je iets koopt wat je nodig hebt voor je beroepsuitoefening moet je een bewijs hebben dat je het geld hebt uitgeven. En de btw mag je aftrekken van de btw die zelf betaald. Dus bewaar de bewijzen door het op een prikker te doen of nog beter: jas er 2 gaatjes in en doe het in een ordner. KLAAR opgeruimd. Nou… nog niet helemaal. Je moet nog in een lijstje zetten dat je deze onkosten had. Daarvoor is bijvoorbeeld handig:

3) Excel

Je bonnen: uitgaven en ook al je inkomsten moeten vastgelegd worden. Datum, opdrachtgever, locatie, verdiensten en of er betaald is of niet. Dat kan je simpel in Excel bijhouden. Elke regel is een opdracht en in de kolommen ze je deze categorieen. Je kan een apart tabblad maken voor optredens en lessen en leerlingen.

Van leerlingen wil je in ieder geval de geboortedatum weten want als ze ouder dan 21 zijn zit er 21% btw in het lesbedrag. Hoe je leeftijd uit een geboortedatum haalt vind je hier.

Ook kan je in excel simpel een formule maken om de berekening van btw te automatiseren. Als in kolom 1 de datum staat in 2 de omschrijving en het bedrag ex btw kolom 3 kan in kolom 4 doen (uitgaande dat je op de eerste rij zit) =A3*0.21 en in de cel ernaast =A3+A4. Zo heb je het btwbedrag van 21% in kolom 4 en het totaal in kolom 5. En dat kan je voor iedere regel weer kopieren.

Het kan ook andersom dat je in kolom 5 het inclusief btw bedrag invult en in 3 en 4 schrijft: =A5/121*100 en =A5/121*21. Dan heb je exclusief btw en btw in 3 en 4 automatisch als je 5 invult. Een hele handige functie in excel is ook autosum. Ga in een cel onder of naast een aantal bedragen staan en klik op de knop met de grote sigma: Σ. Excel komt dan met een omcirkeling van welke velden het programma denkt dat opgeteld moeten worden. Klik op enter en je hebt de som van die bedragen.

4) Maak een factuur en offerte sjabloon

In Word of Excel kan je een factuursjabloon maken dat je kan hergebruiken. Wat de noodzakelijk gegevens zijn op een factuur vind je hier. Maar belangrijker is: maak er een sjabloon van dat je kan hergebruiken. Van facturen is het belangrijk dat ze een nummer hebben dat oploopt. Veel gebruikt is format als jaar.oplopend nummer. Nadeel is dat een opdrachtgever kan zien hoeveel facturen je verstuurd hebt dit jaar. 17.034: dit is de 34e factuur in 2017. Als je dat niet wil kan je de volgende truc hanteren: dagtekening en de hoeveelste factuur het van die dag is. bv 201711182 is de tweede factuur op mijn verjaardag dit jaar. Dat loopt geordend op en geeft geen informatie weg.

5) Maak een planning

Zet belangrijke data, bv de btw aangifte in je agenda. En ook een week voor de daadwerkelijke datum een aankondiging. Zodat je niet verrast wordt.

6) Maak een mapstructuur in je computer.

Simpel maak een hoofdmap administratie. Daarin een map voor ieder jaar. Daarin een map facturen een map bonnen (als je die scant, of evt daarin weer een map telefoonrekeningen (digitaal) en andere categorieen die handig zijn om te structureren) een map overzichten (voor je Excels) en een map met de pdf’s van je btw aangifte. (die je op de site download als je aangifte hebt gedaan). Cmd spacebar is zoeken binnen je Mac computer die volgens mij iedere muzikant heeft.

7) Scan belangrijke post van de belastingdienst.

En stop die in de juiste jaarmap en in een aparte map bd correspondentie o.i.d.

Ik denk dat de meest voorkomende fout eigenlijk het uitstelgedrag is. Omdat administratie nou eenmaal iets onaangenaams is. Daarbij helpt het misschien om het als eerste op een dag te doen zodat je ervan af bent en leukere dingen kan gaan doen.

Nodeloos te melden dat ik SimpleNotes heb opgezet om het administreren zo makkelijk mogelijk te maken. Met zoveel hergebruik van informatie. Zodat je sneller klaar bent. SimpleNotes is gewoon Excel premium comfort de luxe XL. Check het even, wie weet ook voor jou nuttig.

Happy accounting!! En mocht je vragen hebben mail me dan: info@simplenotes.nl

Deze blog is geschreven door Inigo Grimbergen van SimpleNotes, partner van de muzieknetwerkbijeenkomsten Music Pitch in Tolhuistuin.